Slik gir du effektiv feedback som utvikler, ikke demotiverer

Å gi feedback er en av de viktigste oppgavene du har som leder. Det er også en av de mest krevende. Gjort riktig kan feedback løfte både prestasjoner, motivasjon og relasjoner.

Gjør du dette feil kan den skape motstand, usikkerhet og svekket tillit.

Mange ledere vegrer seg for å gi tilbakemeldinger. De er redde for å såre, skape dårlig stemning eller bli misforstått. Men når du unnlater å gi feedback, fratar du medarbeiderne dine en mulighet til å utvikle seg. Og du fratar deg selv muligheten til å bygge et sterkere team.

Feedback trenger ikke være vanskelig. Men det krever at du gir den med klokskap, tydelighet og respekt.

Hvorfor er feedback så viktig?

Uten feedback blir folk usikre på hvor de står. De vet ikke hva de gjør bra, hva de kan forbedre, eller hva som forventes av dem. Når du gir god feedback, gir du medarbeiderne dine en følelse av retning, mestring og utvikling. Motivasjon øker når folk ser hvordan de vokser. Prestasjonene bedres fordi folk forstår hva som fungerer og hva som kan forbedres. Relasjonene styrkes fordi åpen og ærlig kommunikasjon bygger tillit.

Feedback er med andre ord en gave – hvis den gis på riktig måte.

Hva kjennetegner effektiv feedback?

Effektiv feedback er konkret, fremoverrettet og omsorgsfull. Den peker tydelig på hva som fungerer, hva som kan forbedres, og hvordan medarbeideren kan lykkes videre. Den er ikke pakket inn i vage formuleringer som “du må skjerpe deg” eller “du gjør en bra jobb”, men basert på spesifikke observasjoner.

De viktigste prinsippene for god feedback er:

• Vær konkret. Beskriv spesifikke situasjoner og handlinger, ikke personlige egenskaper.
• Fokuser på fremtiden. Gi råd som peker på hva medarbeideren kan gjøre annerledes neste gang.
• Vær balansert. Anerkjenn styrker samtidig som du adresserer utviklingsområder.
• Gi feedback tett på hendelsen. Jo nærmere i tid, jo mer relevant og effektiv blir den.
• Vis at du vil medarbeiderens beste. Feedback skal aldri være en avstraffelse, men en hjelp til vekst.

Når du gir feedback på denne måten, oppleves den som en støtte, ikke en kritikk.

Hvordan gi feedback i praksis?

Selv med gode intensjoner kan feedback havne skjevt hvis du ikke tenker gjennom hvordan du gir den. Tonen, tidspunktet og settingen betyr mye. Kritisk feedback bør alltid gis i en-til-en-samtaler, aldri foran andre. Anerkjennelse av gode prestasjoner kan du gjerne gi i plenum, så lenge det føles naturlig for medarbeideren.

Bruk et språk som er nysgjerrig og støttende. I stedet for å si “du gjorde feil her”, kan du si “jeg la merke til at vi fikk denne reaksjonen – hva tror du skjedde?” På den måten inviterer du til refleksjon, ikke forsvar.

Unngå å pakke kritikk inn i tom ros. Folk merker når du prøver å “sukre pillen”, og det kan svekke troverdigheten din. Vær heller ekte og respektfull. Anerkjenn innsatsen, og peke konkret på hvordan utvikling kan skje. Husk også at feedback ikke er en monolog. Gi medarbeideren rom til å reflektere, stille spørsmål og komme med egne forslag til forbedring. Jo mer involvert de føler seg, desto større er sjansen for at de tar til seg tilbakemeldingen.

Vanlige feil som kan ødelegge effekten av feedback

Selv de beste intensjoner kan føre galt av sted hvis du tråkker feil. En vanlig feil er å være for uklar eller for generell, som for eksempel å si “godt jobbet” uten å spesifisere hva som faktisk var bra. Andre ganger utsettes feedback for lenge, slik at den mister relevansen. Mange ledere gir også tilbakemeldinger bare når noe går galt, noe som kan skape en fryktkultur rundt feedback.

Et annet viktig poeng er hvordan du strukturerer tilbakemeldingene dine. Bruker du ordet “men” midt i ros, for eksempel: “Du gjorde en god jobb, men analysen kunne vært dypere”, risikerer du at alt det positive blir visket bort. Bruk heller “og”: “Du gjorde en god jobb, og jeg tror analysen kan bli enda sterkere hvis vi utforsker disse spørsmålene videre.”

Feedback som en naturlig del av lederrollen

Feedback skal ikke være noe du sparer til medarbeidersamtaler. Det skal være en naturlig del av hverdagen. Når du gir små drypp av feedback jevnlig, blir det mindre dramatisk og mer utviklingsfokusert.

Tenk på feedback som en kontinuerlig samtale om utvikling, ikke som en sjelden dom over prestasjoner. Da blir det lettere for både deg og medarbeiderne dine å ta imot, lære av og vokse på tilbakemeldingene.

Når du mestrer kunsten å gi effektiv feedback, bygger du et team som stadig utvikler seg, som stoler på deg, og som ønsker å prestere sitt beste – ikke fordi de må, men fordi de vil.

Vil du lære mer om hvordan du kan bruke kommunikasjon og tilbakemeldinger for å bygge sterke, motiverte team?

Meld deg på gratis workshop om lederprogrammet vårt, Kommunikasjon og ledelse.